هيكل الخطاب الرسمي: ثمانية عناصر لا يكتمل بدونها

من يقرأ خطابك يقرأ عشرات غيره في اليوم نفسه. لن يبحث عن طلبك في وسط الصفحة الثانية، ولن يستنتج ما تريد من سياق الكلام. الخطاب الذي يصل هو الذي يضع كل معلومة في المكان الذي يتوقعها القارئ فيه.

لهذا فإن أغلب ما يُرد من خطابات لا يُرد لضعف لغته، بل لأن قارئه لم يجد فيه أحد ثلاثة: من كتبه، وما الموضوع، وما المطلوب. العناصر الثمانية أدناه مرتبة بحسب ترتيب قراءتها لا بحسب أهميتها.

فقرة الوقائع هي أكثر ما يُطيل الخطابات بلا فائدة. القاعدة العملية: اكتب الوقائع أولًا في نقاط مجردة على ورقة جانبية، كل نقطة بتاريخها، ثم احذف كل نقطة لا تغيّر قرار القارئ، ثم حوّل ما تبقّى إلى فقرة.

الفرق بين الواقعة والحكم أساسي هنا. «تأخرت المعاملة أربعة أشهر منذ تاريخ كذا» واقعة يمكن التحقق منها. «هناك تعمّد في التأخير» حكم لا يملك القارئ التحقق منه، ووجوده يدفعه إلى التحفظ على الخطاب كله.

قبل أن ترسل الخطاب، اقرأ فقرة الطلب وحدها. إن كان بإمكان قارئها أن يعرف ما عليه فعله غدًا صباحًا فالفقرة سليمة. وإن كانت تحتاج قراءة بقية الخطاب لتُفهم، فأعد كتابتها.

الطلب الجيد محدد وقابل للتنفيذ ومفرد. ثلاثة طلبات في خطاب واحد تعني في الغالب ثلاثة خطابات لم تُكتب بعد.