كيف تصوغ طلبًا واضحًا في خطابك

كثيرون يعاملون الطلب كجملة مجاملة تُختم بها الرسالة. لكنه في الواقع الجزء الوحيد الذي يتحول إلى إجراء. كل ما قبله تمهيد له.

ولهذا فالطلب يستحق فقرة مستقلة، مفصولة عما قبلها، مكتوبة بأبسط جملة ممكنة.

الطلب الواضح يبدأ بفعل يحدد الإجراء: النظر، الإحالة، الإفادة، الصرف، التعديل، الإلغاء، التمديد. أما «آمل من سعادتكم ما ترونه مناسبًا» فلا يحمل فعلًا محددًا، فيتحول القرار كله إلى تخمين.

اقرأ فقرة الطلب وتخيّل موظفًا يقرأها صباح غد. هل يعرف ما عليه فعله؟ إن كان الجواب لا، فالطلب ليس طلبًا بعد.

«محاسبة المقصرين» لا يمكن لأحد تنفيذه بناءً على خطابك. «إفادتي بسبب تأخر المعاملة رقم كذا» يمكن تنفيذه في دقائق.

ثلاثة طلبات في فقرة واحدة تعني أن اثنين منها سيسقطان. إن كان لديك أكثر من طلب، فاختر الأهم واجعله رئيسيًا، وضع الباقي في خطاب لاحق أو في نقطة ثانوية صريحة.

قبل الخاتمة مباشرة، في فقرة مستقلة لا تزيد على سطرين. ومن المفيد أن يُلمح إليه في سطر الموضوع أعلى الخطاب حتى يعرف القارئ وجهة الخطاب من أول سطر.

بهذا يكون الطلب قد ظهر مرتين: مختصرًا في الموضوع، ومحددًا قبل الخاتمة. وهذا وحده يكفي ليُقرأ الخطاب كما تريد.